Glinkads chia sẻ công cụ & phương pháp lưu trữ content hiệu quả

Content là tài sản – nhưng nếu bạn không lưu trữ đúng cách, tài sản đó rất dễ bị mất, bị trùng lặp, hoặc không thể tái sử dụng.

Việc lưu trữ nội dung một cách khoa học không chỉ giúp bạn dễ tìm lại bài cũ, phân loại theo chiến dịch, theo kênh đăng, mà còn giúp tiết kiệm hàng chục giờ mỗi tháng khi làm việc nhóm hoặc cần báo cáo khách hàng.

Trong bài viết này, Glinkads chia sẻ các công cụ và phương pháp lưu trữ content đang được dùng thực tế tại team và agency – đơn giản, hiệu quả, ai cũng áp dụng được.

1. Vì sao cần lưu trữ content bài bản?

- Tránh trùng lặp nội dung giữa các kênh

- Dễ tìm lại bài viết cũ để tái sử dụng, cập nhật

- Quản lý version (phiên bản) nội dung khi có chỉnh sửa từ khách hàng

- Hỗ trợ teamwork dễ dàng hơn, nhất là khi làm remote

- Tạo thư viện nội dung theo chiến dịch / chủ đề / sản phẩm

2. Công cụ lưu trữ content phổ biến – Glinkads đề xuất

Google Drive + Google Docs

- Phù hợp với cá nhân và nhóm nhỏ

- Lưu toàn bộ bài viết dưới dạng Docs, chia theo thư mục

- Có thể đặt tên file chuẩn hóa: DDMMYY_TieuDe_Kenh.docx

- Ưu điểm: dễ dùng, miễn phí, tích hợp Gmail

Google Sheets – bảng tổng hợp & tìm kiếm nhanh

- Glinkads thường tạo bảng quản lý nội dung như sau:

→ Chỉ cần 1 bảng, có thể search toàn bộ lịch sử content trong vài giây.

Notion – lưu trữ theo dự án

- Phù hợp với team content chuyên nghiệp

- Tạo database bài viết, tích hợp checklist viết bài, deadline, trạng thái

- Có thể gắn thẻ (tag) theo chủ đề, chiến dịch, người phụ trách

- Ưu điểm: linh hoạt, đẹp, mạnh mẽ – nhưng cần thời gian làm quen

3. Cách phân loại thư mục lưu trữ bài bản

Cấu trúc thư mục mẫu:

/Content_2025 /Thang_04 /Bai_viet_Website /Fanpage /TikTok_script /Hinh_anh /File_cho_duyet

Gợi ý thêm: Tạo folder riêng cho từng khách hàng/dự án, trong đó có các thư mục con theo tháng, kênh hoặc mục tiêu.

4. Mẹo quản lý version – tránh lẫn lộn bản cũ mới

- Luôn ghi ngày cập nhật cuối trong tên file: LandingPage_TBG_v3_230425.docx

- Nếu khách cần duyệt → Tạo bản “Duyệt lần 1”, “Duyệt lần 2”…

- Chỉ nên giữ 1 bản chính thức (Final) để tránh rối

5. Tích hợp lưu trữ content vào quy trình làm việc

- Viết xong → Lưu vào thư mục + cập nhật bảng quản lý

- Gửi khách → Gắn link Google Docs có chế độ chỉ xem/comment

- Sau khi khách duyệt → Di chuyển sang thư mục “Đã đăng”

- Định kỳ backup về máy/lưu trên ổ đám mây khác như Dropbox, OneDrive

Viết content giỏi là một chuyện – nhưng quản lý và lưu trữ nội dung chuyên nghiệp mới là điều giúp bạn mở rộng quy mô, làm việc đội nhóm hiệu quả và tăng tốc độ triển khai chiến dịch.

Glinkads khuyên bạn nên thiết lập một hệ thống lưu trữ bài bản ngay từ đầu, từ cá nhân làm solo đến agency nhiều người.
Chỉ cần dùng đúng công cụ + quy trình đơn giản, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh sai sót không đáng có.

Glinkads chia sẻ công cụ & phương pháp lưu trữ content hiệu quả

• Tags:
• lưu trữ content hiệu quả
• công cụ quản lý nội dung
• file quản lý content chuyên nghiệp
• thư viện nội dung số
• Glinkads chia sẻ quy trình content