Hướng dẫn tạo hệ thống onboarding Google Workspace cho team mới

Khi công ty có thêm nhân sự mới, việc hướng dẫn và tạo môi trường làm việc cho họ là cực kỳ quan trọng để giúp họ nhanh chóng hoà nhập với team và làm việc hiệu quả. Google Workspace (trước đây là G Suite) là một công cụ tuyệt vời giúp anh dễ dàng quản lý công việc, giao tiếp và chia sẻ tài liệu trong một môi trường làm việc trực tuyến.

Trong bài viết này, Glinkads sẽ chia sẻ cách tạo hệ thống onboarding cho team mới bằng Google Workspace, giúp anh tối ưu hóa quá trình làm quen và tăng cường hiệu quả công việc.

---

1. Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình hướng dẫn và giúp nhân viên mới làm quen với công ty, văn hóa công ty, công cụ làm việc và các quy trình công việc. Một hệ thống onboarding hiệu quả không chỉ giúp nhân viên nhanh chóng hoà nhập mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và giảm tỷ lệ nghỉ việc.

---

2. Các bước xây dựng hệ thống onboarding cho team mới bằng Google Workspace

Google Workspace cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để anh dễ dàng xây dựng hệ thống onboarding hiệu quả cho team mới. Dưới đây là các bước anh có thể áp dụng:

 Bước 1: Tạo tài khoản Google Workspace cho nhân viên mới

Trước tiên, anh cần tạo tài khoản cho nhân viên mới trên Google Workspace. Việc này giúp nhân viên có thể sử dụng các công cụ như Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Docs, và các công cụ khác ngay từ ngày đầu làm việc.

- Vào Admin Console của Google Workspace

- Chọn Users và Add New User

- Nhập thông tin nhân viên mới và gán quyền truy cập vào các công cụ cần thiết.

---

 Bước 2: Tạo folder và tài liệu onboarding

Sau khi nhân viên mới đã có tài khoản, anh có thể tạo folder Google Drive để lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến onboarding.

* Folder Google Drive: Tạo folder chung cho tất cả nhân viên mới với các tài liệu như:

- Hướng dẫn công ty

- Quy trình làm việc

- Mẫu email giao tiếp

* Hướng dẫn sử dụng các công cụ Google Workspace

- Google Docs: Tạo tài liệu hướng dẫn cho từng công cụ mà nhân viên mới cần sử dụng trong công việc, chẳng hạn như:

- Hướng dẫn sử dụng Google Drive để lưu trữ tài liệu

- Hướng dẫn sử dụng Google Meet để tham gia các cuộc họp online

- Hướng dẫn sử dụng Google Calendar để quản lý lịch trình

---

 Bước 3: Sử dụng Google Meet để tổ chức các cuộc họp onboarding

Một phần quan trọng trong onboarding là giới thiệu công ty, văn hóa công ty và các quy trình làm việc. Anh có thể sử dụng Google Meet để tổ chức cuộc họp trực tuyến, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa.

• Lịch họp Google Calendar: Đặt lịch cuộc họp giới thiệu vào Google Calendar, mời nhân viên mới tham gia và chia sẻ link Google Meet.

• Chia sẻ tài liệu qua Google Drive: Trong cuộc họp, anh có thể chia sẻ màn hình và hướng dẫn nhân viên mới các tài liệu hoặc video hướng dẫn.

---

 Bước 4: Tạo nhóm và giao tiếp với nhân viên mới qua Google Chat

Google Workspace cung cấp công cụ Google Chat, giúp anh dễ dàng tạo nhóm chat để giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả với các thành viên trong team mới.

- Tạo nhóm Google Chat cho team mới để dễ dàng chia sẻ thông tin, tài liệu và trao đổi công việc.

- Gửi thông báo qua Google Chat về các buổi đào tạo, quy trình làm việc, và các thông tin quan trọng khác.

---

 Bước 5: Tạo các checklist và theo dõi tiến độ onboarding

Anh có thể sử dụng Google Sheets để tạo checklist onboarding, giúp nhân viên mới có thể theo dõi các công việc cần làm trong suốt quá trình onboarding.

* Tạo bảng theo dõi công việc như:

- Hoàn thành các tài liệu hướng dẫn

- Tham gia các cuộc họp đào tạo

- Đăng ký các công cụ nội bộ

Điều này giúp anh dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo quá trình onboarding được hoàn tất đúng thời gian.

---

3. Lợi ích khi sử dụng Google Workspace cho hệ thống onboarding

- Tăng tính hợp tác: Với các công cụ như Google Docs, Google Sheets, Google Drive, nhân viên mới có thể cộng tác và chia sẻ tài liệu dễ dàng.

- Tiết kiệm thời gian: Quá trình onboarding được tổ chức bài bản trên nền tảng duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian cho cả người hướng dẫn và nhân viên mới.

- Tự động hóa quy trình: Các cuộc họp, tài liệu và thông báo có thể tự động hóa qua Google Calendar, giúp anh không phải nhớ từng bước.

Onboarding hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng và làm việc hiệu quả. Google Workspace cung cấp một hệ thống tích hợp và dễ dàng quản lý, giúp anh xây dựng quá trình onboarding chuyên nghiệp, giảm thiểu lỗi và tăng cường hiệu suất làm việc.

Glinkads luôn sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai Google Workspace một cách hiệu quả, giúp anh dễ dàng quản lý và tối ưu công việc trong quá trình onboarding.

Hướng dẫn tạo hệ thống onboarding Google Workspace cho team mới

• Tags:
• onboarding Google Workspace
• hướng dẫn onboarding cho nhân viên mới
• sử dụng Google Workspace cho doanh nghiệp
• quản lý team hiệu quả với Google Workspace
• Glinkads triển khai Google Workspace